Kontormedarbeidere må ofte sende brev per faks. Sakene kan være helt forskjellige, men hva du skal gjøre hvis du står overfor et slikt problem for første gang og ikke har noen anelse om hvordan du sender et brev til en faks.
Bruksanvisning
Trinn 1
Skriv brevet ditt i MS Word ved hjelp av malen du kan bruke i MS Publisher for å legge til en firmalogo. Bruk MS EXEL hvis du trenger å komponere og fakse regneark. Hvis du vil sende bilder, må de ha.jpgG-utvidelsen.
Steg 2
Vær oppmerksom på at størrelsen på et standardbrev som kan fakses, er en A4-side. Nødvendig skrift for å skrive er minst 10 punkts størrelse. Av denne grunn er det best å holde alle tankene dine på ett ark, slik at du ikke trenger å sende informasjon på flere sider.
Trinn 3
Oppgi all informasjon tydelig og kortfattet. I brevet du vil sende til faks, skriv bare det som vil være nyttig og interessant for adressaten din. Hvis for eksempel en spesifikk forespørsel er sendt til deg, svar nøyaktig på den uten å avvike fra emnet osv.
Trinn 4
Ikke sett inn små bilder eller tegninger i bokstaver, de kan bli uskarpe, og som et resultat vil adressaten bare motta en negativ mening om deg eller ditt firma. Sørg for å oppgi adresse, telefon- / faksnummer eller annen kontaktinformasjon på slutten av meldingen.
Trinn 5
Skriv ut brevet. Undersøk dokumentet for utskriftskvalitet, det skal være bra, alle bokstaver skal være klare og ikke uskarpe, slik at mottakeren kan lage teksten. Hvis du finner mangler, kan du rette dem og skrive ut brevet igjen.
Trinn 6
Åpne dokumentmateskuffen på faksen. Det er vanligvis plassert på baksiden av maskinen. Sett inn brevet med forsiden ned. Hvis du har flere ark, sjekk om faksmaskinen støtter massesending, hvis ikke, må du sette inn hvert ark separat.
Trinn 7
Vent på pipet, maskinen skal ta opp papiret. Slå mottakerens faksnummer. Vent på svar i den andre enden av ledningen.
Trinn 8
Presenter deg selv og angi at du vil sende faksen. Trykk på "Start" -knappen sammen med adressaten (Vanligvis sier de: "Start"). Faksen blir sendt hvis alle trinnene er fullført. Ikke skift ut røret før papiret har gått helt gjennom maskinen.
Trinn 9
Klikk på "Kontakt" -knappen og spesifiser om brevet ditt er sendt til adressaten (om faksen er bestått). Hvis skjermkvaliteten er dårlig, kan du prøve alle trinnene på nytt.
